/ Automatisierung
Abläufe automatisieren — und vorher ehrlich rechnen
Automatisierung lohnt sich dort, wo etwas oft passiert, immer gleich abläuft und heute von Hand gemacht wird. Fehlt eine dieser drei Bedingungen, wird es teuer statt schnell.
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Woran man einen guten Kandidaten erkennt
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Es passiert oft
Täglich oder mehrmals pro Woche. Was einmal im Quartal anfällt, lohnt selten den Aufwand.
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Es läuft immer gleich
Gleiche Schritte, gleiche Entscheidungen. Je mehr Sonderfälle, desto teurer.
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Es ist heute Handarbeit
Kopieren, eintippen, weiterleiten — Tätigkeiten ohne eigene Entscheidung.
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Fehler tun weh
Wenn ein Tippfehler Geld kostet, ist der Nutzen größer als die gesparte Zeit.
Rechne nicht in gesparten Stunden, sondern in dem, was in dieser Zeit stattdessen passiert. Zwei freie Stunden pro Woche sind nur dann Gewinn, wenn sie jemand sinnvoll füllt.
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Typische Fälle im Mittelstand
| Ablauf | Heute | Nach Automatisierung |
|---|---|---|
| Anfrage kommt rein | Mail lesen, ins CRM tippen | Eintrag entsteht automatisch, Zuordnung per Regel |
| Angebot erstellen | Vorlage kopieren, Daten einsetzen | Dokument wird aus Stammdaten erzeugt |
| Termin bestätigen | Mail von Hand schreiben | Bestätigung und Erinnerung laufen automatisch |
| Monatsauswertung | Export, Excel, zusammenbauen | Bericht liegt pünktlich bereit |
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Wann wir abraten
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Der Ablauf ist unklar. Ein ungeklärter Prozess wird durch Automatisierung nicht klarer, nur schneller falsch.
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Es gibt mehr Ausnahmen als Regelfälle. Dann baut man ein Regelwerk, das niemand mehr überblickt.
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Der Ablauf ändert sich alle paar Monate grundlegend. Die Pflege frisst den Nutzen auf.
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Es geht um zwei Vorgänge pro Woche. Dann ist eine gute Vorlage die ehrlichere Lösung.
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Lohnt sich Automatisierung bei dir?
Automatisierung braucht drei Dinge: Häufigkeit, Gleichförmigkeit und Handarbeit. Fehlt eines davon, wird es teuer statt schnell.
Automatisierungs-Check
Denk an einen konkreten Ablauf und beantworte die vier Fragen dazu.
Passiert dieser Ablauf täglich oder mehrmals pro Woche?
Was einmal im Quartal anfällt, lohnt den Aufwand selten.
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Häufige Fragen
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Wie es weitergeht
45 Minuten mit dem Inhaber. Kostenlos.
Beschreib uns einen Ablauf, der dich regelmäßig Zeit kostet. Wir sagen dir, ob sich Automatisierung rechnet, was sie kostet — und ob es dafür überhaupt KI braucht.
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